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Organização de eventos: como ter boas ideias para eventos de sucesso

Um organizador de eventos depara-se constantemente com bloqueios criativos, pois todos os eventos devem ser únicos e especiais e por vezes isto exige muito do organizador. O mercado dos eventos em Portugal é rico e promissor, mas notamos que existem muitos eventos similares e sem fatores diferenciadores. 

 

Quem organiza eventos por vezes depara-se com esta questão, mas existem mecanismos para ajudar o organizador a manter-se criativo, bem como a colocar as ideias em prática.

 

Se ainda não tem experiência, mas quer trabalhar na área é importante apostar em formação, como por exemplo, num curso de Eventos, Relações Públicas e Marketing, em que adquire todas as competências necessárias para desenvolver um bom trabalho. No entanto, caso seja mais experiente, estas dicas nunca são demais. Seja qual for o seu caso, temos a certeza de que este artigo vai interessar-lhe.  

 

Passos essenciais para organizar um evento de sucesso

 

  • O momento da tempestade e seleção de ideias  

 

Juntar a equipa para um brainstorming é o primeiro passo. É aqui que vão surgir ideias muito interessantes e, mesmo que não sejam utilizadas para este evento, podem ser usadas para um próximo.

Brainstorming - Ideias para eventos

É imperativo fazer uma triagem das ideias, e esta seleção pode ser feita a 3 níveis: marketing, operações/logística e por fim financeiro. Em todas elas é fundamental perceber se vão ao encontro do objetivo e critérios do evento. 

 

Na parte do marketing vamos entender melhor a segmentação, as datas a evitar, o que o mercado procura realmente e as lacunas que existem naquele mercado. Assim será mais fácil para o organizador ter ideias que vão ao encontro do que o cliente pretende, identificar aquelas que irão funcionar, perceber o que a concorrência faz, o que é o mais adequado para aquele evento, bem como o que o público-alvo deseja. 

 

Na parte das operações e logística será aquela triagem que nos permitem entender que ideias são possíveis de realizar, quais os requisitos necessários e os locais que comportam a mesma. Nesta triagem definimos também quais são as mais complexas e podem exigir mais logística da nossa parte. 

 

Quando falamos em triagem a nível financeiro é quando o organizador percebe quais as ideias possíveis de realizar face ao custo da sua implementação. Um bom organizador de eventos deverá ter sempre em mente o orçamento e quais as ideias que podem encarecer a longo prazo. 

 

Após serem definidas pelo organizador quais as ideias que passam à fase seguinte, deverá determinar o tempo necessário para as desenvolver e perceber se são viáveis. Atenção: se se trata de uma boa ideia, mas demora mais de 6 meses para implementar poderá comprometer o evento. Por outro lado, a parte financeira é também muito importante porque se envolve um custo superior ao que estava planeado, então poderá ser necessário colocar de parte. 

 

 

  • A apresentação da ideia ao cliente

 

Após realizado este trabalho, o organizador de eventos deverá apresentar a ideia ao cliente de forma bem estruturada. É agora que deverá realçar a sua viabilidade e demonstrar todos os procedimentos e custos.

 

Por vezes é fácil de “vender” uma boa ideia, pois irá trazer novos objetivos ao evento que serão certamente do agrado do cliente. Depois de a ideia ser aprovada pelo cliente é altura de passar à fase da implementação

 

Dica de Especialista: Para que tudo funcione, o organizador de eventos deve ser minucioso, desenvolver conceitos fortes sabendo olhar para o mercado e entender o que este necessita. Uma boa ideia vai ajudar a vender o seu evento criando o tal FOMO Fear Of Missing Out. 

 

Este artigo foi útil? Se ficou com vontade de aprender mais e até mesmo apostar nesta carreira, sugerimos que consulte os cursos de comunicação e relações públicas da Master D.

Invista no seu futuro profissional. As marcas e as empresas precisam, cada vez mais, de profissionais preparados e qualificados para se destacarem da concorrência com ações criativas para cativarem o seu público-alvo.

 

Artigo escrito em parceria com Diana Martins, e-Tutora dos cursos na área da Comunicação e Relações Públicas da Master D.

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