Assistente Administrativo – o que é, quais as funções e como trabalhar nesta profissão

O que é um Assistente Administrativo?

Um Assistente Administrativo desempenha  funções de apoio à gestão, como orgnização de documentos, atendimento ao público e apoio operacional. É uma função essencial em qualquer empresa.

Qualquer empresa ou organização, não importa o tipo, dimensão, a finalidade, ou atividade económica, tem um departamento administrativo, uma secção administrativa, um administrativo, ou uma equipa de administrativos, e vários procedimentos administrativos.

O Perfil do Assistente Administrativo

O Assistente Administrativo é o profissional que faz a ligação entre empresa física e a administração/gestão. Este profissional está para a empresa como o sistema operativo está para um computador, fazendo a ligação entre o hardware e o software. Sem ele, um computador não funciona, pois não existe forma de levar as indicações de funcionamento.

Nas empresas é igual, sem o profissional administrativo, não existe outra forma de levar as diretivas da empresa até aos restantes colaboradores. Se podemos considerar a gestão como o cérebro da empresa, os colaboradores como o coração, então os Assistentes Administrativos são o sangue que percorre todas as artérias da empresa.  

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O que faz um Assistente Administrativo, quais as funções destes profissionais?

Um Assistente Administrativo faz muito mais que atender telefones, encaminhar pessoas, servir cafés e redigir textos. Um Assistente Administrativo hoje é o braço direito da administração de uma empresa, e funciona em muitos casos como uma extensão dos cargos de chefia e de gestão das empresas. Serão da sua competência algumas tomadas de decisão de cariz administrativo e não apenas executar ordens e realizar tarefas administrativas pré-definidas.

Para além de ter de ser assertivo, eficiente, eficaz e produtivo, a proatividade deve ser outras das competências do Assistente Administrativo.

Atualmente, é esperado do Assistente Administrativo o espírito de iniciativa e de decisão. As decisões menos urgentes na gestão da empresa, ao serem realizadas pelas chefias, retira-lhes tempo precioso que deve ser destinado a tomadas de decisão importantes para a vida e funcionamento das empresas..

É por isso que tarefas como gestão do economato, gestão do arquivo ou gestão da correspondência estão entregues aos Assistentes Administrativos.

Este profissional desempenha várias tarefas, como:

• Receber, fazer e encaminhar chamadas;
• Fazer relatórios;
• Preparar e organizar reuniões;
• Preparar e organizar eventos corporativos;
• Fazer a gestão de clientes e fornecedores de uma organização;
• Receber e tratar reclamações;
• Prestar apoio administrativo aos vários departamentos de uma organização, tais como: financeiros, recursos humanos, jurídicos; logística, marketing, gabinetes de apoio, entre muitos outros.

Dependendo do sector de atividade da empresa, as tarefas de um Assistente Administrativo podem variar:

• Numa clínica médica, um assistente administrativo gere os agendamentos e o arquivo de processos clínicos;
• Enquanto numa empresa de transportes, um administrativo pode estar encarregue da gestão de faturas e comunicação com fornecedores.

Como trabalhar como Assistente Administrativo?

Existe um fluxo crescente na procura por profissionais da área administrativa nos últimos anos em Portugal. Depois da crise económica e financeira, as empresas inverteram a tendência de queda e o crescimento do número de empresas em Portugal não tem parado de aumentar. Não só tem aumentado o número de empresas, como as já existentes tem aumentado de dimensão e de valores de faturação. Esta tendência de crescimento coloca as empresas no mercado de emprego à procura de profissionais especializados na área administrativa.

Esta busca destina-se a preencher as necessidades de funcionamento dos seus quadros de pessoal. Dada a grande procura de profissionais nesta área, obter uma especialização ou a melhoria das competências de cada profissional  é preponderante. No momento de encontrar um novo emprego ou na possibilidade de progressão na carreira, quem se destaca é quem tem formação. O mercado acaba por ter a possibilidade de escolher os mais qualificados e os mais capacitados para as funções administrativas pretendidas em cada empresa.

Quem não adquire novas competências ou melhora as atuais, acaba por “perder o barco” e ficar fora da corrida. Mas quem procura estes profissionais para os seus quadros de colaboradores?

Podemos dizer que basicamente todas as empresas ou organizações que tenham necessidade de realizar processos e tarefas administrativas. Desde a maior empresa nacional de telecomunicações, até ao supermercado de bairro, passando até por organizações como associações humanitárias. Todos elas têm necessidades administrativas e aqui, o profissional administrativo especializado, serve como uma luva feita à medida para incorporar as atividades destas organizações.

João Bernardino - Tutor das formações na Área Administrativa da Master D

Curso de Assistente Administrativo

Formação de Assistente Administrativo e Financeiro

Sem formação muito pouco acontece. Tal como já foi dito, para quem quer destacar-se e conseguir melhores oportunidades de emprego, este é caminho.

Especializar-se ou potenciar conhecimentos é fundamental para aumentar as hipóteses de empregabilidade. 

Para quem ambiciona trabalhar ou melhorar os seus conhecimentos na área dos serviços administrativos, a Master D sugere algumas formações que pode agora conhecer um pouco melhor: 

Curso de Assistente Administrativo e Rececionista

O Curso de Assistente Administrativo e Rececionista permite aprender a fazer a gestão documental, a gestão de reclamações, a organizar reuniões e a planear eventos corporativos e viagens de trabalho de forma eficaz. Outras das temáticas fundamentais para quem pretende seguir a vertente administrativa e rececionista é saber como utilizar os softwares essenciais ao desempenho das funções.

Com este curso, poderá desenvolver a sua atividade profissional como:

• Rececionista,
• Assistente administrativo de front-desk,
• Assistente administrativo de backoffice,
• Assistente administrativo,
• Coordenador de equipa administrativa,
• Gestor de reclamações.

Curso de Assistente Administrativo e Financeiro

O Curso de Assistente Administrativo e Financeiro, mais focado na vertente administrativa, permite trabalhar, por exemplo, como:

• Assistente financeiro,
• Assistente de tesouraria,
• Gestor de cobranças.

A gestão de conflitos e reclamações, os serviços bancários e as noções jurídicas são algumas das temáticas abordadas. Contabilidade e finanças são também vertentes incontornáveis para um profissional de excelência na área administrativa e financeira. Como realizar contactos telefónicos para recuperação de dívidas de clientes? Quem trabalha na vertente administrativa deverá conhecer quais a técnicas mais eficazes de negociação e como contornar as objeções dos clientes.  

Já conhece melhor estas vertentes na área administrativa? Qual delas mais gostou? Identifica-se com a área administrativa e tem vocação para a mesma? Ambiciona trabalhar num setor com empregabilidade acima da média? Contacte-nos para mais informações e invista na sua formação.

Não perca a oportunidade de começar uma nova carreira com uma formação online!

Curso de Assistente de Contabilidade

O Curso de Assistente de Contabilidade é indicado para quem procura especializar-se no apoio à área contabilística e financeira de empresas ou gabinetes. Através de uma formação prática e orientada para as necessidades do mercado de trabalho, os formandos aprendem a desempenhar funções fundamentais no controlo financeiro das organizações.

Entre os conteúdos abordados, destaca-se:

• A utilização do software TOConline e SAGE;
• Processamento de contas a pagar e a receber, bem como noções essenciais de fiscalidade e legislação aplicável;
• Analisar a Demonstração das Alterações no Capital Próprio;
• Aprender a utilizar as ferramentas Office, adaptadas à função a desempenhar.

O Curso de Contabilidade inclui ainda o apoio administrativo à contabilidade, desde a organização documental até à preparação de lançamentos e reconciliações.

Com este curso de contabilidade online, poderá desenvolver a sua atividade profissional como:

• Assistente de contabilidade.
• Assistente de tesouraria.
• Gestor de cobranças.
• Assistente comercial.
• Assistente de marketing.
• Assistente de front-desk/backoffice.

Curso de Assistente Administrativo com Especialização em Assessoria

O curso de Assistente Administrativo com Especialização em Assessoria permite adquirir conhecimentos e desenvolver competências para o desempenho de funções na área administrativa e de apoio direto à direção/gestão das organizações, ou que pretendam gerir o seu próprio negócio.

Com o curso de Assistente Administrativo e Assessoria da Master D, tem como objetivo de:

• Preparar os formandos para o desempenho de funções de apoio à direção ou administração das organizações.
• Organizar o dia de trabalho;
• Gerir agendas;
• Preparar reuniões;
• Tratar da correspondência — sempre com atenção ao detalhe.

Também se treina o uso de ferramentas digitais, muito úteis para manter o ritmo e não deixar nada por fazer.

Com esta de Assistente Administrativo com Especialização em Assessoria, pode desempenhar funções como:

• Assistente de tesouraria.
• Gestor de cobranças.
• Coordenador de equipa administrativa.
• Assistente comercial.
• Assistente de marketing.

Curso de Assistente Administrativo e Recursos Humanos

O Curso de Assistente Administrativo e de Recursos Humanos prepara profissionais qualificados, capazes de executarem todas as tarefas inerentes a um assistente administrativo, e potencia, ainda, o desenvolvimento de competências e ferramentas profissionais necessárias ao desempenho de funções de suporte ao departamento de recursos humanos.

Ao longo da formação de RH, irá aprender a:

• Tratar de processos de recrutamento e seleção, Organizar contratos;
• Gerir ficheiros de colaboradores;
• Usar programas informáticos próprios da área.

Também se abordam temas como a legislação laboral, a avaliação de desempenho e a formação interna.

O Curso de Assistente Administrativo e Recursos Humanos é muito útil para quem quer trabalhar numa área com boa empregabilidade e onde o contacto com pessoas é constante. A formação de Recursos Humanos tem como objetivo:

• Saber como se organizam e hierarquizam diferentes estruturas empresariais.
• Distinguir diferentes tarefas administrativas, associadas ao funcionamento dos diversos departamentos.
• Receber e direcionar visitantes, clientes e fornecedores de uma empresa.
• Conhecer e aplicar técnicas para uma comunicação eficaz.
• Conhecer regras de etiqueta ao telefone e de comportamento organizacional.

Com esta formação, pode desenvolver funções como:

• Assistente de Recursos Humanos;
• Assistente de formação e desenvolvimento;
• Gestor de Recrutamento;
• Coordenador de equipa administrativa;
• Assistente Comercial.

Formação Master D

“Além das pessoas, dos preparadores, dos tutores, o próprio ambiente em si é muito bom. Os workshops permitem o contacto com outros formandos, a partilha de experiências”