4 dicas para fazer uma melhor gestão de tempo no trabalho

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Fazer uma boa gestão de tempo é das competências mais importantes para se ser mais produtivo. No entanto, nem sempre o tempo está do lado de quem trabalha. As tarefas começam a acumular-se e o multi-tasking não ajuda.

Para ajudar a eliminar tarefas pendentes e a ter oito horas de trabalho produtivas sem grande esforço, existem certas estratégias que podem ajudar.

Definir objectivos

A definição de objectivos é essencial para ter em mente as tarefas a realizar e tendo em conta que vão ser atingidos. Para isso é necessário que o objectivo seja concreto e não que apenas tenha intenções de realizar uma dada actividade.

Estes objectivos devem ser específicos e mensuráveis, ou seja, se se pode medir o sucesso. Devem também ser possíveis de cumprir e adequados. O prazo é algo a ter em conta o prazo para realizar a tarefa.

 

Determinar Prioridades

A prioridade de cada tarefa está intrinsecamente relacionada com a sua urgência ou importância. Ao priorizar as actividades de acordo com a sua urgência será possível manter o foco e fazer uma melhor gestão de tempo dedicado a todas elas.

 

Traçar um plano

Fazer um plano diário das tarefas a realizar é dos passos mais importantes para se alcançar os objectivos traçados. A melhor técnica para o fazer será elaborar uma lista pela importância das tarefas e com o tempo estimado para as realizar.

Deste modo, a porção de tempo que é dedicada a cada actividade será programa logo no início do dia. Se tudo for cumprido a tempo e horas a produtividade irá, com certeza, aumentar.

Eliminar obstáculos

Todos os trabalhadores têm os seus ladrões de tempo. Não são, por norma, nada de grave e até podem ajudar a relaxar em momentos de maior stress. Porém, quando esses ladrões ocupam horas de trabalho existe um problema.

Quase não seria preciso enunciar alguns desses ladrões de tempo, mas é sempre melhor identificá-los. As redes sociais são as piores inimigas quando se trata de atrasar numa tarefa. Quando se começa de notificação em notificação não há quem as pare; quando se dá por isso já se passaram horas e o trabalho ficou por fazer. Há que delimitar o tempo para navegar na Internet. O próprio e-mail pode levar a grandes atrasos no despachar do trabalho. É normal o e-mail emitir um som ou abrir uma janela de aviso e é tentador para abrir e ver o que se passa. Porém, se a tarefa for urgente, o melhor é desligar as notificações durante o tempo necessário.

A simples procrastinação (adiar tarefas sem motivo) é um dos maiores problemas e há que lutar contra ela com unhas e dentes.

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